6 dokumentų valdymo sistemos privalumai:
- Sutvarkyta ir susisteminta dokumentų saugojimo vieta;
- Sustiprintas saugumas;
- Tinkamas teisės aktų laikymasis;
- Lengvesnis dokumentų perdavimas ir gavimas;
- Lengvesnis bendradarbiavimas;
- Atsarginės dokumentų kopijos ir lengvesnis atkūrimas po nelaimių (pvz.: netyčinio dokumento ištrynimo).
Kaip veikia dokumentų valdymo sistema?
- Dokumentų fiksavimas – iš bet kurio šaltinio
Dokumentų fiksavimas yra galimybė išsaugoti dokumentus, kad galėtumėte juos rasti vėliau. Paprastai tai reiškia indeksavimą. Indeksavimas yra būdas klasifikuoti dokumentą. Prie dokumento metaduomenų yra pridedami terminai, tokius kaip užsakymo numeris arba kliento numeris. Tai palengvins dokumentų paiešką vėliau. Gerai atliktas dokumentų fiksavimas garantuoja, kad rytoj ar po dešimties metų galėsite rasti bet kurį dokumentą. Yra keletas būdų dokumentų fiksavimui – popierinių dokumentų fiksavimas, fiksavimas el. paštu, sistemos sugeneruotų ataskaitų fiksavimas.
2. Centrinis dokumentų saugojimas
Dokumentų valdymo sistemose turi būti centrinė dokumentų saugykla. Tai labai svarbu norint tvarkyti ir saugoti dokumentus. Šiandien darbuotojams bet kuriuo metu gali prireikti betarpiškos prieigos prie dokumentų iš bet kurios vietos. Verslo dokumentai ir ataskaitos yra naudojami sprendimų priėmimui kiekvieną dieną. Dokumentų valdymo sistema suteikia darbuotojams galimybę pasiekti dokumentus, kur jie yra. Taip pat ši sistema užtikrina visapusišką dokumentų saugumą, nes yra nustatoma, kas ir prie kokių dokumentų gali turėti prieigą. Taip pat galima apibrėžti vartotojo teises, rašyti, taisyti, peržiūrėti dokumentus.
3. Dokumentų gavimas ir platinimas
Dokumentų valdymo sistemos taip pat apima dokumentų gavimą ir platinimą.
● Dokumentų gavimas
Dokumentai turi būti gaunami greitai ir lengvai. Kai klientas skambina pateikdamas klausimą dėl sąskaitos faktūros klientų aptarnavimo atstovui, atstovas turi sugebėti iškart gauti sąskaitą faktūrą. Dokumentų valdymo sistemos suteikia jums paieškos funkcijas, kad galėtumėte nuskaityti dokumentą bet kokia raktinių žodžių paieška.
Taigi, naudodamosi dokumentų valdymo sistema, klientų aptarnavimo tarnybos gali greitai atsakyti į klausimus per kelias sekundes ir padaryti klientus laimingais.
● Dokumentų platinimas
Dokumentų platinimas yra pagrindinis bet kurios dokumentų valdymo sistemos komponentas. Tai būdas, kuriuo galite siųsti dokumentus klientams, pardavėjams ir net darbuotojams.
Dokumentų valdymo sistemos suteikia jums galimybę platinti dokumentus bet kokiu reikiamu būdu, pvz.: el. paštu.